POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

Dando cumplimiento a lo dispuesto en la Ley estatutaria 1581 de 2012 y a su Decreto Reglamentario 1377 de 2013, OPEN HANDS FOUNDATION FOR THE WORLD adopta la presente política para el tratamiento de datos personales, la cual será informada a todos los titulares de los datos recolectados o que en el futuro se obtengan en el ejercicio de las actividades comerciales, contractuales, educativas, laborales o de eventos sociales, entre otras. Esta Política define y establece los principios, políticas, procedimientos, derechos y obligaciones que la Ley 1581 de 2012 y las normas complementarias han desarrollado, garantizado e implementado para los titulares de la información de carácter personal. OPEN HANDS FOUNDATION FOR THE WORLD es la Responsable del tratamiento de Datos Personales y en cumplimiento a lo establecido en el artículo 13 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013, adopta y hace público a todos los interesados la presente Política que contiene todos los elementos esenciales para el cumplimiento con la legislación correspondiente a la Protección de Datos Personales. Así mismo, servirá como fuente de conocimiento para todos los sectores de interés que sostengan algún tipo de relación con OPEN HANDS FOUNDATION FOR THE WORLD, contribuyendo de esta manera al correcto entendimiento del derecho fundamental a la Protección de Datos Personales. Los datos personales administrados o tratados por OPEN HANDS FOUNDATION FOR THE WORLD provienen del ejercicio de sus funciones de carácter privado y del normal desarrollo de su actividad económica definida en su objeto social. De esta manera, OPEN HANDS FOUNDATION FOR THE WORLD garantiza los derechos de la privacidad, la intimidad, el buen nombre de todos y cada uno de sus titulares, en el tratamiento de los datos personales, y en consecuencia todas sus actuaciones se regirán por los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad. Todas las personas que en desarrollo de diferentes actividades comerciales, educativas, laborales o de eventos sociales, entre otras, sean permanentes u ocasionales, llegaran a suministrar cualquier tipo de información o dato personal, podrá conocerla, actualizarla y rectificarla, mediante los medios dispuesto para tal fin. En atención a las obligaciones establecidas en la Ley 1581 de 2012, se establece la política de tratamientos de Protección de Datos Personales de OPEN HANDS FOUNDATION FOR THE WORLD, la cual regirá por las disposiciones que a continuación se señalan: 1. DEFINICIONES Habeas data: Derecho constitucional que le asiste a las personas para proteger su derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas. Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sean objeto de tratamiento. Datos personales: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales. Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos. Titular de la información: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento. Tratamiento de la información: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión. Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento. Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular de los datos personales para llevar a cabo el tratamiento de los datos personales. Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sean objeto de Tratamiento. Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o a varias personas naturales determinadas o determinables. Debe entonces entenderse el “dato personal” como una información relacionada con una persona natural (persona individualmente considerada). Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales, y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva. También se entenderá que todos los datos que estén contenidos en los registros públicos tendrán esta misma naturaleza. Dato personal público: Toda información personal que es de conocimiento libre y abierto para el público en general. Dato personal privado: Toda información personal que tiene un conocimiento restringido, y en principio privado para el público en general. Dato sensible: Aquel dato que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos. Principios rectores: Son aquellos definidos en la ley 1581 de 2012 que rigen el tratamiento de los datos personales, y que corresponden al principio de legalidad, de finalidad, de libertad, de veracidad o calidad, de transparencia, de acceso y circulación restringida, de seguridad y confidencialidad. Usuario: Es la persona natural o jurídica que tiene interés en el uso de la información de carácter personal. Violación de datos personales: Conducta delictiva establecida en el artículo 269 literal f) del Código Penal Colombiano que determina: “El que, sin estar facultado para ello, con provecho propio o de un tercero, obtenga, compile, sustraiga, ofrezca, venda, intercambie, envíe, compre, intercepte, divulgue, modifique o emplee códigos personales, datos personales contenidos en base de datos, archivos, bases de datos o medios semejantes, incurrirá en pena de prisión de cuarenta y ocho (48) a noventa y seis (96) meses y en multa de 100 a 1000 salarios mínimos legales mensuales vigentes”. 2. PRINCIPIOS RECTORES QUE RIGEN EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES La Organización y sus encargados realizarán el tratamiento de datos personales con observación de los principios consagrados en las leyes y normas aplicables, y en especial los siguientes: a. Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento a que se refiere la ley 1581 de 2012 es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen; b. Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular; c. Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento; d. Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error; e. Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan; f. Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la ley; Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la ley; g. Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la presente ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento; h. Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley y en los términos de la misma. 3. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN: OPEN HANDS FOUNDATION FOR THE WORLD RUT: 991101199-9 Dirección: Calle 17 # 7-07 Oficina 737 Teléfono de contacto: (32) 23186434 Móvil: (+57) 3223186434 Correo electrónico: info@openhandsfortheworld.org Página Web www.openhandsfortheworld.org 4. FINALIDADES CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS PERSONALES: La presente política será aplicable a los datos personales registrados en cualquier base de datos de cuyo titular sea una persona natural. Los datos personales que OPEN HANDS FOUNDATION FOR THE WORLD recolecte, almacene, use, circule y suprima, serán utilizados para alguna de las siguientes finalidades: 4.1. En relación con la naturaleza y las funciones propias de OPEN HANDS FOUNDATION FOR THE WORLD: Las bases de datos tratadas se harán en desarrollo de las actividades relacionadas con el mercadeo digital, entre las que se incluyen envío de información publicitaria, campañas de correo electrónico, mensajes de texto, mención y/o mensaje directo en redes sociales dependiendo el caso. 4.2. En relación con el funcionamiento de OPEN HANDS FOUNDATION FOR THE WORLD 4.2.1. Proveedores y Contratistas de OPEN HANDS FOUNDATION FOR THE WORLD: Las bases de datos recolectadas de este tipo se realizarán para los fines relacionados con el desarrollo del proceso de gestión contractual de productos o servicios que OPEN HANDS FOUNDATION FOR THE WORLD requiera para su funcionamiento de acuerdo con la normatividad vigente. 4.2.2. Clientes y contactos de OPEN HANDS FOUNDATION FOR THE WORLD: Las bases de datos recolectadas de este tipo se realizarán para los fines relacionados con el desarrollo o prestación de productos o servicios que OPEN HANDS FOUNDATION FOR THE WORLD requiera para su funcionamiento de acuerdo con la normatividad vigente. 4.2.3. Empleados, Exempleados, practicantes y otros: Las bases de datos recolectadas de este tipo se realizarán para los fines relacionados con el desarrollo del proceso de gestión contractual de los empleados contratados por OPEN HANDS FOUNDATION FOR THE WORLD y que requiera para su funcionamiento de acuerdo con la normatividad vigente. 5. TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS PERSONALES: El tratamiento de los datos personales de contactos, clientes, empelados, ex empleados, jubilados, proveedores, contratistas, prestadores de servicios o de cualquier persona con la cual tuviere establecida o estableciera una relación, permanente u ocasional, lo realizará en el marco legal que regula la materia de manejo y protección de bases de datos, para el desarrollo del objeto social de OPEN HANDS FOUNDATION FOR THE WORLD. En todo caso, los datos personales podrán ser recolectados y tratados para: a) Realizar el envío de información relacionada con los productos, planes, bienes, servicios, y demás, actividades, noticias, contenidos de interés, ofrecidos por OPEN HANDS FOUNDATION FOR THE WORLD. b) Desarrollar el objeto social de OPEN HANDS FOUNDATION FOR THE WORLD conforme a sus estatutos. c) Cumplir con la normatividad vigente en Colombia para las personas jurídicas y sociedades de la clase de OPEN HANDS FOUNDATION FOR THE WORLD. d) Cumplir las normas aplicables a proveedores y contratistas, incluyendo, pero sin limitarse a las tributarias y comerciales. e) Cumplir lo dispuesto por el ordenamiento jurídico colombiano en materia laboral y de seguridad social, entre otras, aplicables a ex empleados, empleados actuales y candidatos a futuro empleo. f) Realizar encuestas relacionadas con los servicios o bienes de OPEN HANDS FOUNDATION FOR THE WORLD. g) Desarrollar nuevos proyectos, ofrecer nuevos productos y servicios conforme a sus estatutos y demás lineamientos de la empresa. h) Informar sobre oportunidades de empleos, ferias, seminarios u otros estudios a nivel local e internacional i) Cumplir todos sus compromisos contractuales. 6. DERECHOS DE LOS TITULARES: a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a OPEN HANDS FOUNDATION FOR THE WORLD como Responsable y Encargado del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer entre otros, ante datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado. b) Solicitar prueba de la autorización otorgada a OPEN HANDS FOUNDATION FOR THE WORLD como Responsable y Encargado del Tratamiento, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012. c) Ser informado por OPEN HANDS FOUNDATION FOR THE WORLD como Responsable del Tratamiento y Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a los datos personales del Titular. d) Presentar ante OPEN HANDS FOUNDATION FOR THE WORLD quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen. e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato personal cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la Ley 1581 de 2012 y a la Constitución. f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento. g) Los demás previstos en la ley o la Constitución. PARÁGRAFO: El Titular de la información tendrá derecho a presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la normatividad aplicable en materia de Habeas Data. Para el efecto, deberá cumplir con el requisito de procedibilidad contemplado en el artículo 16 de la ley 1581 de 2012, consistente en haber agotado el trámite de consulta o reclamo ante la Organización. 7. DEBERES DE LOS RESPONSABLES DEL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN OPEN HANDS FOUNDATION FOR THE WORLD como responsable del tratamiento de la información, de conformidad con el artículo 17 de la ley 1581 de 2012, tendrá a su cargo los siguientes deberes: a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data; b) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular; c) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada; d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento; e) Garantizar que la información que se suministre al Encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible; f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada; g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento; h) Suministrar al encargado del tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley; i) Exigir al Encargado del tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular; j) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley; k) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos; l) Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo; m) Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos; n) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares. o) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio. p) Los demás previstos en la ley y la Constitución. 8. DEBERES DE LOS ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN Cuando OPEN HANDS FOUNDATION FOR THE WORLD encargue a terceros el tratamiento de la información recolectada, estos deberán cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la ley y en otras que rijan su actividad: a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data; Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento; b) Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la presente ley; c) Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo; d) Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la presente ley; e) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares; f) Registrar en la base de datos las leyenda "reclamo en trámite" en la forma en que se regula en la presente ley; g) Insertar en la base de datos la leyenda "información en discusión judicial" una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal; h) Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio; i) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella; j) Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares; k) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio. Parágrafo. En el evento en que concurran las calidades de Responsable del Tratamiento y Encargado del Tratamiento en la misma persona, le será exigible el cumplimiento de los deberes previstos para cada uno. 8.1. Datos Sensibles: El Titular tiene derecho a optar por no suministrar cualquier información sensible solicitada por OPEN HANDS FOUNDATION FOR THE WORLD, relacionada, entre otros, con datos sobre su origen racial o étnico, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales o de derechos humanos, convicciones políticas, religiosas, de la vida sexual, biométricos o datos de salud. Para el caso de datos personales sensibles, OPEN HANDS FOUNDATION FOR THE WORLD podrá hacer uso y tratamiento de ellos cuando: a) El titular haya dado su autorización explícita, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización. b) El tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización. c) El tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del titular. d) El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial. e) El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los titulares. Sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, en el tratamiento de datos sensibles se requiere la autorización previa, expresa e informada del titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta y verificación posterior. 8.2. Datos de Menores de Edad: El suministro de los datos personales de menores de edad es facultativo y debe realizarse con autorización de los padres de familia o representantes legales del menor, sin excepción alguna. 8.3. Autorización del Titular: Sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, en el Tratamiento se requiere la autorización previa, expresa e informada del Titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta y verificación posterior. 8.4. Casos en que no se requiere la autorización: La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de: ● Datos de naturaleza pública. ● Casos de urgencia médica o sanitaria. ● Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos. ● Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas. 9. ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS: Para realizar peticiones, consultas o reclamos con el fin de ejercer los derechos a conocer, actualizar, rectificar, suprimir los datos o revocar la autorización otorgada, el Titular o sus causahabientes pueden utilizar cualquiera de los siguientes canales de comunicación: OPEN HANDS FOUNDATION FOR THE WORLD: Calle 17 # 7-37 oficina 737 en el Horario de atención: De lunes a viernes en el horario de atención al público (8:00 a 12:00 y de 14:00 a 17:00) Móvil (+57) 3223186434 Correo electrónico: info@openhandsfortheworld.org o nuestra Página Web www.openhandsfortheworld.org Persona o área responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos: Las peticiones, consultas o reclamos que se reciban a través de los distintos canales serán direccionadas al área respectiva de OPEN HANDS FOUNDATION FOR THE WORLD, responsable del tratamiento. 10. Procedimiento para ejercer los Derechos: Consultas: Se resolverán en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibido. Cuando no fuere posible responder la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los 10 días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su solicitud, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo. Reclamos: Los titulares o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos de este organismo debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o que adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo ante OPEN HANDS FOUNDATION FOR THE WORLD, a través de cualquiera de los canales de comunicación descritos anteriormente; y éste deberá contener la siguiente información: o Nombre e identificación del titular o La descripción precisa y completa de los hechos que dan lugar al reclamo o La dirección física o electrónica para remitir la respuesta e informar sobre el estado del trámite o Los documentos y demás pruebas que se pretendan hacer valer. En caso de que OPEN HANDS FOUNDATION FOR THE WORLD no sea competente para resolver el reclamo presentado ante la misma, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado. Si el reclamo resulta incompleto, OPEN HANDS FOUNDATION FOR THE WORLD requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el peticionario presente la información solicitada, se entenderá que ha desistido de aquél. Una vez recibido el reclamo completo, OPEN HANDS FOUNDATION FOR THE WORLD incluirá en la respectiva base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo, y si no fuere posible responder en dicho término, OPEN HANDS FOUNDATION FOR THE WORLD informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que aquél se atenderá, sin llegar a superar, en ningún caso, los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Petición de actualización y/o rectificación: Rectificará y actualizará, a solicitud del titular, la información de éste que resulte ser incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y los términos antes señalados, para lo cual se tendrá en cuenta: El titular deberá allegar la solicitud al correo electrónico info@openhandsfortheworld.org o en medio físico dirigido a la dirección general, indicando la actualización y/o rectificación a realizar y aportará la documentación que sustente su petición. OPEN HANDS FOUNDATION FOR THE WORLD podrá habilitar mecanismos que le faciliten el ejercicio de este derecho al titular, siempre y cuando éstos lo beneficien. En consecuencia, se podrán habilitar medios electrónicos u otros que considere pertinentes, los cuales serán informados en el aviso de privacidad y se pondrán a disposición de los interesados en la página web. Petición de supresión de datos El titular de los datos personales tiene el derecho de solicitar a su supresión (eliminación) en cualquiera de los siguientes eventos: o Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normatividad vigente. o Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados. o Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recabados. o Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por OPEN HANDS FOUNDATION FOR THE WORLD. Sin embargo, este derecho del titular no es absoluto y en consecuencia podrá negar el ejercicio del mismo cuando: ▪ El titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos. ▪ La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas. ▪ Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular. 11. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN Y MEDIDAS DE SEGURIDAD Dando cumplimiento al principio de seguridad establecido en la normatividad vigente, OPEN HANDS FOUNDATION FOR THE WORLD adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. 12. UTILIZACIÓN Y TRANSFERENCIA INTERNACIONAL DE DATOS PERSONALES E INFORMACIÓN PERSONAL POR PARTE DE OPEN HANDS FOUNDATION FOR THE WORLD En cumplimiento del objeto social y estatutos de OPEN HANDS FOUNDATION FOR THE WORLD, y atendiendo a la naturaleza de las relaciones permanentes u ocasionales que cualquier persona titular de datos personales pueda tener para con , ésta podrá realizar la transferencia y transmisión, incluso internacional, de la totalidad de los datos personales, siempre y cuando se cumplan los requerimientos legales aplicables; y en consecuencia los titulares con la aceptación de la presente política, autorizan expresamente para transferir y transmitir, incluso a nivel internacional, los datos personales. Los datos serán transferidos, para todas las relaciones que puedan establecerse con OPEN HANDS FOUNDATION FOR THE WORLD. Para la transferencia internacional de datos personales de los titulares, tomará las medidas necesarias para que los terceros conozcan y se comprometan a observar la presente política, bajo el entendido que la información personal que reciban, únicamente podrá ser utilizada para asuntos directamente relacionados con y solamente mientras ésta dure y no podrá ser usada o destinada para propósito o fin diferente. Para la transferencia internacional de datos personales se observará lo previsto en el artículo 26 de la Ley 1581 de 2012. Las transmisiones internacionales de datos personales que efectúe OPEN HANDS FOUNDATION FOR THE WORLD, no requerirán ser informadas al titular ni contar con su consentimiento cuando medie un contrato de transmisión de datos personales de conformidad al artículo 25 del Decreto 1377 de 2013. OPEN HANDS FOUNDATION FOR THE WORLD, también podrá intercambiar información personal con autoridades gubernamentales o públicas de otro tipo (incluidas, entre otras autoridades judiciales o administrativas, autoridades fiscales y organismos de investigación penal, civil, administrativa, disciplinaria y fiscal), y terceros participantes en procedimientos legales civiles y sus contadores, auditores, abogados y otros asesores y representantes, porque es necesario o apropiado: (a) para cumplir con las leyes vigentes, incluidas las leyes distintas a las de su país de residencia; (b) para cumplir con procesos jurídicos; (c) para responder las solicitudes de las autoridades públicas y del gobierno, y para responder las solicitudes de las autoridades públicas y del gobierno distintas a las de su país de residencia; (d) para hacer cumplir nuestros términos y condiciones; (e) para proteger nuestras operaciones; (f) para proteger nuestros derechos, privacidad, seguridad o propiedad, los suyos o los de terceros; y (g) obtener las indemnizaciones aplicables o limitar los daños y perjuicios que nos puedan afectar. 13. REGISTRO NACIONAL DE BASE DE DATOS OPEN HANDS FOUNDATION FOR THE WORLD, se reserva, en los eventos contemplados en la ley y en sus estatutos y reglamentos internos, la facultad de mantener y catalogar determinada información que repose en sus bases o bancos de datos, como confidencial de acuerdo con las normas vigentes, sus estatutos y reglamentos, todo lo anterior y en consonancia con el derecho fundamental y constitucional. OPEN HANDS FOUNDATION FOR THE WORLD, procederá de acuerdo con la normatividad vigente y la reglamentación que para tal fin expida el Gobierno Nacional, a realizar el registro de sus bases de datos, ante El Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) que será administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio. El RNBD, es el directorio público de las bases de datos sujetas a Tratamiento que operan en el país; y que será de libre consulta para los ciudadanos, de acuerdo con la normatividad que para tal efecto expida el Gobierno Nacional. 14. RESPONSABLE Y ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES OPEN HANDS FOUNDATION FOR THE WORLD será la responsable del tratamiento de los datos personales. Y dependiendo de la base de datos se encargará un departamento específico para ser el encargado del tratamiento de los datos personales, por cuenta de OPEN HANDS FOUNDATION FOR THE WORLD 15. FECHA DE ENTRADA EN VIGENCIA DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN Y PERIODO DE VIGENCIA DE LAS BASES DE DATOS DE OPEN HANDS FOUNDATION FOR THE WORLD La presente Política rige a partir del 01 de Agosto de 2021. OPEN HANDS FOUNDATION FOR THE WORLD podrá modificar la política para el tratamiento de datos personales como parte fundamental en el cumplimiento con las obligaciones establecidas por la Ley 1581 de 2012. 16. VIGENCIA DE LAS BASES DE DATOS La vigencia de las bases de datos corresponderá a lo establecido en los procedimientos internos de la compañía los cuales se encuentran acordes con la normatividad legal vigente.